المقدمة:
في شغلنا في الـ Odoo، بنبدأ المشروع والدنيا تمام، وبعد أسبوعين تلاتة تلاقي العميل بيقولك: "فين الشاشة الفلانية؟"، أو "ليه مش عاملين الجزء ده؟"، وتبدأ الخناقة!
ليه؟
عشان من الأول مفيش حاجة مكتوبة، كل اللي حصل كلام في التليفون أو في اجتماع وانتهى خلاص.
أول حاجة: يعني إيه BRD؟
ببساطة كده، الـ BRD دي ورقة بنقعد نكتب فيها كل اللي العميل عايزه، تفصيلة تفصيلة:
اقعد مع العميل واكتب كل شى
- يعني هيشتغل إزاي؟
- مين يدخل بيانات؟
- مين يطبع تقارير؟
- عايز يحسب إيه؟
وكل نقطة بنكتبها وبنخلّي العميل يراجعها ويوقّع عليها.
ليه؟
عشان لو حصل أي خلاف بعد كده، نرجع للورقة دي، ونقول:
"هو ده اللي اتفقنا عليه، صح ولا لأ؟"
المفروض المشروع يمشي إزاي؟ خطوة بخطوة:
- نجمع الطلبات من العميل نقعد معاه، ونفهم هو بيشتغل إزاي، وعايز يطور إيه.
-
نكتب الطلبات دي في ورقة (BRD) ونشرح فيها كل حاجة، من أول الدخول للنظام لحد طباعة الفاتورة.
- ولو حصل أي تعديل في الـ BRD بعد التوقيع، لازم يتعمل إصدار جديد برقم مختلف (مثلاً: BRD v2، BRD v3...)، ويتوقّع عليه العميل من تاني. عشان نعرف دايمًا آخر نسخة شغّالة على أساسها المشروع، ومحدش يقول "أنا كنت فاهم إن..."!
- نعمل عقد واضح (SOW) نكتب فيه: هنشتغل على إيه، هنخلص إمتى، وهنقبض كام.
- نبدأ الشغل على حسب اللي اتفقنا عليه، ومش نزوّد ولا ننقّص.
طب لو العميل طلب حاجة جديدة أثناء الشغل؟
أهو هنا بقى بيبدأ الكلام!
فيه نوعين من الطلبات:
- طلبات شكلها حلو بس مش أساسية نقوله: دي بتتكلف كذا، تحب نعملها ولا نكمّل زي ما اتفقنا؟
-
طلبات ضرورية ولازم تتعمل هنا بنوقف لحظة ونفكر:
- هل إحنا اللي نسينا نكتبها؟
-
ولا العميل هو اللي ما قالش؟
لو إحنا اللي غلطنا: نعملها من غير ما نطلب فلوس.
لو العميل هو اللي ناسي أو غير رأيه: بنديله عرض سعر للحاجة الجديدة.
طيب لو فيه تقصير من الطرفين؟
- لو إحنا كشركة اللي غلطنا: نتحمل الغلط.
- لو العميل ما قالش طلبه كويس: هو اللي يتحمل التكلفة.
- لو الغلط من الطرفين: نقعد ونتفاهم ونقسم التكلفة حسب ما نتفق.
نمنع المشاكل دي إزاي؟
✅ من أول يوم نقعد مع كل الناس اللي هتستخدم السيستم.
✅ نكتب كل حاجة حرفيًا في ورقة.
✅ نعمل نموذج مبدئي للبرنامج (Prototype) ونخليهم يشوفوه.
✅ ما نبدأش تنفيذ قبل التوقيع.
✅ كل مرحلة العميل يراجع ويقول تمام قبل ما نكمل.
والتكاليف الإضافية؟
.
.
- مافيش حاجة ببلاش بعد الاتفاق.
- أي حاجة جديدة = سعر جديد.
- نقدّمه للعميل ونستنى موافقته قبل ما نشتغل فيها. وده لازم يتكتب في العقد من الأول.
الخلاصة:
لو ما وضّحتش كل حاجة من الأول، متستغربش لما تلاقي خلافات.
الـ BRD والعقد مش حاجات روتينية، دي اللي بتحميك وتحمي العميل.
واشتغل دايمًا بمبدأ "مافيش حاجة تتعمل إلا لما تتكتب وتتوقّع".
.
ليه لازم نوضح كل حاجة من الأول في شغل الـ Odoo؟ وإزاي نمنع الخناقات اللي بتحصل بعدين؟